Alta de un trabajador: la prevención que debes cumplir el primer día
Al dar de alta a una persona, la empresa debe cumplir cinco obligaciones de PRL al incorporar a un trabajador: tener la evaluación de riesgos del puesto, informar de esos riesgos, dar formación preventiva específica, ofrecer la vigilancia de la salud y entregar los equipos de protección necesarios. Casi todas se resuelven antes del primer día de trabajo.
Contratar es fácil; documentarlo bien en materia preventiva es donde suelen fallar las empresas. La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales no habla de "cuando haya tiempo": vincula la protección al momento en que el trabajador se expone al riesgo, es decir, su primer día. Este es el orden real de esas obligaciones preventivas en el alta, con su base legal y con lo que conviene tener firmado antes de que fiche.
El contexto ayuda a dimensionarlo. En 2025 se registraron en España 640.148 accidentes de trabajo con baja, de los que 546.473 ocurrieron en jornada[1]. Una parte se concentra en los primeros días en un puesto, cuando la persona todavía no conoce los riesgos ni los procedimientos. Cumplir la prevención en el alta no es papeleo: es el momento con mayor margen para evitar el accidente.
Qué exige la ley cuando entra alguien nuevo
La incorporación de un trabajador activa cuatro deberes preventivos del empresario recogidos en la Ley 31/1995: evaluación del puesto (art. 16), información de los riesgos (art. 18), formación preventiva (art. 19) y vigilancia de la salud (art. 22). A ellos se suma la entrega de equipos de protección individual cuando el puesto lo requiera.
La prevención de riesgos laborales para el nuevo empleado no empieza con un curso genérico. Empieza con un puesto evaluado. Si el puesto que va a ocupar ya tiene su evaluación de riesgos, buena parte del trabajo está hecho; si es un puesto nuevo o modificado, hay que evaluarlo antes de la incorporación.
La norma es exigente con la formación. El artículo 19.1 obliga a garantizar que "cada trabajador reciba una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada, en materia preventiva", y precisa que debe darse "en el momento de su contratación"[3]. No vale un certificado de hace tres años de otra empresa: la formación se centra en los riesgos reales del puesto que ocupará aquí.
Las cinco obligaciones, con su base legal y su plazo
Estas son las obligaciones que debes tener resueltas al incorporar a una persona, ordenadas por el momento en que aplican. La mayoría se documentan antes del primer día; la vigilancia de la salud puede completarse en los primeros días si se ofrece desde el inicio.
| Obligación | Base legal | Cuándo |
|---|---|---|
| Evaluación de riesgos del puesto | Art. 16 Ley 31/1995 | Antes de la incorporación |
| Información de los riesgos y medidas | Art. 18 Ley 31/1995 | Antes del primer día |
| Formación preventiva del puesto | Art. 19 Ley 31/1995 | En el momento de la contratación |
| Ofrecer la vigilancia de la salud | Art. 22 Ley 31/1995 | Al inicio de la relación laboral |
| Entrega de EPI (si el puesto lo exige) | Art. 17 Ley 31/1995 · RD 773/1997 | Antes de exponerse al riesgo |
Como servicio de prevención de riesgos laborales, lo que hacemos en la práctica es encadenar estos cinco pasos en un solo circuito de alta, para que ningún trámite se quede pendiente cuando la persona ya está trabajando.
Información y formación: la diferencia que la Inspección mira
Informar y formar no son lo mismo. Informar es entregar por escrito los riesgos del puesto y las medidas (art. 18). Formar es una acción con contenido, duración y práctica adaptada al puesto (art. 19). La Inspección de Trabajo pide prueba documental de ambas, con la firma del trabajador y la fecha.
La información se resuelve con la ficha de riesgos del puesto: qué peligros hay, qué medidas se aplican y qué debe hacer el trabajador. Se entrega y se firma. La formación va un paso más allá: se imparte, tiene una duración y termina con un certificado nominal.
Un matiz que conviene tener claro: la formación debe ser específica del puesto. Un administrativo, un operario de almacén y un peón de obra no reciben el mismo contenido, porque no comparten los mismos riesgos. Diseñar esa formación por puesto es precisamente lo que distingue a un servicio técnico de un catálogo de cursos cerrados.
Vigilancia de la salud: obligatoria de ofrecer, voluntaria de aceptar
La vigilancia de la salud es una obligación de la empresa de ofrecerla, pero un derecho del trabajador que, con carácter general, es voluntario aceptar. El artículo 22 la vincula "en función de los riesgos inherentes al trabajo". Hay excepciones en las que el reconocimiento es obligatorio: riesgos que puedan afectar a terceros o normativa específica.
En el alta, la empresa debe ofrecer el reconocimiento médico inicial. El trabajador puede rechazarlo, salvo en los supuestos que la propia ley señala como obligatorios: cuando el estado de salud pueda ser un peligro para el propio trabajador o para terceros, o cuando una norma concreta lo imponga para ese puesto.
El rechazo debe quedar documentado. Si más adelante hay un problema y no consta ni la oferta ni la renuncia, la empresa queda expuesta. Por eso registramos siempre la oferta y la respuesta, aunque sea negativa.
Los errores más comunes al dar de alta a un trabajador
Los fallos habituales no son de mala fe, sino de plazos: se forma tarde, se reutiliza formación de otra empresa o no se documenta la entrega. Cualquiera de ellos deja a la empresa sin prueba ante una inspección, incluso si la prevención se hizo de palabra.
- Formar después del primer día. La formación se da en el momento de la contratación, no la semana siguiente.
- Dar por válida la formación de otra empresa. Cambia el puesto y cambian los riesgos: la formación se rehace.
- Confundir informar con formar. Entregar la ficha de riesgos no sustituye a la acción formativa.
- No documentar la entrega de EPI. Sin registro firmado, no hay prueba de que se entregaron.
- Olvidar la coordinación de actividades. Si el trabajador va a un centro de otra empresa, entra en juego la coordinación de actividades empresariales.
Ninguno de estos errores es grave por sí solo el primer día. El problema aparece cuando ocurre un accidente y hay que demostrar, con papeles y fechas, que la empresa cumplió. La construcción, por ejemplo, sigue liderando el índice de siniestralidad, con 5.698 accidentes por cada 100.000 trabajadores en 2025[2]: en ese contexto, un alta mal documentada se paga cara.
Cuándo conviene resolverlo con un servicio de prevención ajeno
Una empresa sin servicio de prevención propio suele delegar estas obligaciones en un Servicio de Prevención Ajeno (SPA) acreditado. El SPA asume la evaluación, la información, la formación y la vigilancia de la salud bajo un concierto, conforme al RD 39/1997, y responde ante la Inspección con documentación técnica.
La mayoría de pymes no tiene un técnico de prevención en plantilla. Externalizar en un servicio de prevención ajeno acreditado permite cumplir cada alta sin montar un departamento propio: cada incorporación entra en un circuito ya definido, con sus plazos y sus registros.
No siempre hace falta el concierto integral. Si solo necesitas la formación de una incorporación puntual, se contrata esa pieza. Si vas a crecer en plantilla, el concierto continuo evita repetir el proceso cada vez. La decisión depende del ritmo de contratación de tu empresa, no de una tarifa cerrada.
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Solicita una evaluación de tu empresaPreguntas frecuentes
¿Qué formación en prevención debo dar a un trabajador nuevo?
Una formación teórica y práctica, específica de los riesgos de su puesto, impartida en el momento de la contratación (art. 19 de la Ley 31/1995). Termina con un certificado nominal con contenido y duración. No sirve un curso genérico ni el de un puesto distinto.
¿Es obligatorio el reconocimiento médico al contratar?
La empresa está obligada a ofrecerlo; el trabajador, con carácter general, puede rechazarlo. Es obligatorio aceptarlo en los supuestos del art. 22: cuando su salud pueda poner en riesgo a terceros o cuando una norma específica del puesto lo exija. La oferta y la respuesta deben quedar por escrito.
¿Qué documentos de PRL necesito para dar de alta a un trabajador?
La evaluación de riesgos del puesto, el justificante de información de riesgos firmado, el certificado de la formación preventiva, la oferta de vigilancia de la salud y, si aplica, el registro de entrega de equipos de protección individual.
¿Cuándo tengo que dar la formación, antes o después de empezar?
En el momento de la contratación, dentro de la jornada laboral y a cargo de la empresa. Lo razonable es completarla antes de que la persona se exponga a los riesgos del puesto, es decir, antes o en su primer día.
¿Vale la formación de PRL que trae de otra empresa?
No de forma automática. La formación se vincula a los riesgos del puesto concreto. Si el nuevo puesto tiene riesgos distintos, hay que impartir la formación adecuada a esos riesgos, aunque la persona ya tuviera formación previa.
¿Quién puede impartir la formación preventiva?
Personal con la capacitación adecuada. Cuando la empresa no dispone de recursos propios, la asume su Servicio de Prevención Ajeno concertado, que la adapta al puesto y emite el certificado.
¿Qué pasa si contrato a un trabajador temporal o de ETT?
Las mismas obligaciones de información y formación aplican, con reglas específicas de coordinación entre la empresa usuaria y la ETT. La empresa donde se presta el servicio debe informar de los riesgos del puesto antes del inicio.
¿Puede la Inspección sancionar por no formar a un trabajador nuevo?
Sí. La falta de formación o de información en materia preventiva es una infracción en materia de prevención de riesgos laborales. La cuantía depende de la gravedad y de las circunstancias; la mejor defensa es la documentación completa y fechada.
Sobre Flexipreven
Flexipreven es un Servicio de Prevención Ajeno acreditado a nivel nacional (acreditación nº 07/0055, verificable en SERPA), con un equipo de técnicos con más de 25 años de experiencia en prevención de riesgos laborales. Acompañamos a las empresas en el cumplimiento de la Ley 31/1995: evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación, vigilancia de la salud y mediciones técnicas. Más sobre Flexipreven.
Fuentes
- Ministerio de Trabajo y Economía Social — Estadística de Accidentes de Trabajo, datos 2025. mites.gob.es/estadisticas/eat
- INSST — Observatorio Estatal de Condiciones de Trabajo, siniestralidad por sectores 2025. insst.es
- BOE — Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (arts. 16, 18, 19 y 22). boe.es
- BOE — RD 39/1997, Reglamento de los Servicios de Prevención. boe.es
